-Phụ tùng thay thế :Là loạI vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng sửa
chữa tàI sản cố định.
- Phế liệu : Là loạI vật liệu đợc loạI ra từ nguyên liệu dùng cho quá trình
sản xuất. Nó đã mất hoàn toàn hay phần lớn giá trị sử dụng ban đầu.
-Vật liệu khác : Gồm những thứ vật liệu cha đợc kể trên.
-Việc phân loạI vật liệu ở trên chỉ mang tính tơng đối vì do đặc thù sản xuất
kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp là có sự khác nhau. Trong từng loạI vật liệu nêu
trên doanh nghiệp có thể chia thành nhóm , thứ tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý
và hạch toán của mỗi doanh nghiệp.
Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể căn cứ vào nguồn nhập ; Vật liệu nhập
ngoàI , vật liệu nhận góp vốn ,vật liệu tự gia công chế biến, ;Theo tính chất th -
ơng phẩm thì có Nguyên vật liệu tơI sống và nguyên vật liệu khô.
2 . Đánh giá vật liệu :
Là việc xác định giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Theo
quy định hiện hành kế toán nhập xuất tồn vật liệu phảI phản ánh theo giá
thực tế.
a. Giá thực tế nhập kho:
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu thờng đợc nhập từ nhiều nguồn
khác nhau ,nên giá thực tế của chúng đợc xác định cụ thể nh sau:
- Đối với vật liệu mua ngoàI;
Trị giá thực tế Giá ghi trên hoá đơn Các chi phí thu mua thực Các khoản
Của vật liệu = (gồm thuế nhập khẩu + tế (Gồm chi phí vận - chiết khấu
Nhập kho thuế khác nếu có) chuyển bốc xếp , ) giảm giá.
- Đối với vật liệu do doanh nghiệp thuê gia công ,chế biến:
Trị giá vốn Giá thực tế của vật các chi phí gia công , chế biến
vật liệu thực = liệu xuất thuê gia + (tiền thuê gia công,chi phí
tế nhập kho công, chế biến vận chuyển , bốc dỡ, )
5
-Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công , chế biến:
Giá thực tế Giá thực tế của Các chi phí
Vật liệu = vật liệu xuất gia + gia công
Nhập kho công ,chế biến chế biến.
- Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá.
- Đối với phế liệu : Đợc đánh giá theo giá ớc tính hay giá trị thu hồi tối thiểu.
b. Giá thực tế xuất kho:
Trong các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu thờng đợc thu mua nhập kho th-
ờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau và từng thời đIểm khác nhau cho nên giá
thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau,vì thế khi xuất kho ,
kế toán phảI tính toán xác định đợc giá thực tế xuất kho cho các đối tợng sử dụng
khác nhau, theo phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phảI
bảo đảm tính nhất quản trong niên độ kế toán
- Phơng pháp nhập trớc , xuất trớc ( nhập trớc , xuất sau)
Theo phơng pháp này có nghĩa là vật liệu nào đợc nhập vào kho trớc thì sẽ xuất
khỏi kho trớc ( hoặc sau ) và khi xuất kho thì phảI lấy đúng theo giá mua thực tế
của từng lô vật liệu để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho .
-Phơng pháp giá thực tế đích danh :
Theo phơng pháp này có thể xuất kho bất kỳ các lô vật liệu hiện có ở trong
kho và khi xuất kho loại vật liệu nào thì phảI lấy đúng theo đơn giá mua thực tế
của lô vật liệu đó để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Hai phong pháp trên có u đIểm là kết quả tính toán chính xác nhng có nh-
ợc đIểm là tính toán phức tạp. do đó phạm vi áp dụng chỉ thích hợp với các doanh
nghiệp có chủng loạI vật liệu ít , số lần nhập - xuất vật liệu trong kỳ không
nhiều .điều kiện áp dụng các phng pháp trên là phảI kế toán chi tiết theo từng lô
vật liệu có giá thực tế khác nhau.
6
-Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân : Theo phơng pháp
này, trớc tiên kế toán vật liệu phảI xác định đơn giá thực tế bình quân của từng
thứ vật liệu luân chuyển trong kỳ (Pi):
Trị giá thực tế của vật liệu I + Trị giá thực tế của vật liệu i
Tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
Pi =
Số lợng vật liệu I + Số lợng vật liệu I
Tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ.
Đơn giá thực tế bình quân ( có thể tính cho cả 1 kỳ hạch toán (Pi) có thể
tính cho một kỳ hạch toán, cũng có thể tính cho trớc mỗi một lần xuất kho
( Kỳ ngấn). Sau đó kế toán xác định trị giá thực tế của toàn bộ vật liệu
xuất kho trong kỳ :
Trị giá thực tế vật liệu
Xuất kho trong kỳ = Pi. Qi
Trong đó :
- Pi : giá thực tế bình quân.
- Qi : Số lọng vật liệu I xuất kho
- n : Số lần xuất kho.
Phong pháp này có u đIểm là dễ tính toán ,nhng kết quả tính toán
không chính xác ,thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ , ít danh
đIểm vật liệu , tần xuất nhập xuất lớn.
- Phơng pháp trị giá thực tế của vật liệu tồn cuối kì dựa theo đơn giá mua
lần cuối : phơng pháp thờng áp dụng cho các doanh nghiệp hàng tồn kho theo
phơng pháp kiểm kê định kì . Theo phơng pháp này : cuối kì hạch toán vật liệu
tồn cuối kì theo đơn giá mua lần cuối cùng trong kì đó.
Trị giá thực tế Số lợng vật Đơn giá vật
7
vật liệu tồn kho = liệu tồn kho x liệu nhập
cuối kì cuối kì lần cuối.
Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế
VL xuất dùng = VLtồn đầu kì + VL nhập trong kì - VL tồn cuối kì
C. Giá hạch toán vật liệu :
Trong các doanh nghiệp có quy mô lớn về khối lợng , chủng loạI vật liệu
nhiều , nhập xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên , việc xác định giá thực tế của
vật liệu hàng ngày rất khó khăn . nên để đạt hiệu quả cho công tác kế toán , khắc
phục khó khăn , các doanh nghiệp có thể sử dụng một loạI giá ổn định gọi là giá
hạch toán . giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kì trớc và đ-
ợc quy định thống nhất trong 1 kì hạch toán . giá hạch toán không có ý nghĩa
trong việc thanh toán tổng hợp về vật liệu . khi sử dụng giá hạch toán , hàng ngày
kế toán ghi sổ về nhập- xuất tồn vật liệu theo giá hạch toán.
Giá hạch toán Số lợng vật liệu Đơn giá
Vật liệu nhập (xuất) = nhập ( xuất) x hạch toán
Đến cuối kì hạch toán, kế toán tiến hành đIều chỉnh giá hạch toán thành
giá thực tế theo các bớc :
- Xác định hệ số giá theo từng loạI vật liệu (H):
Giá thực tế VL tồn đầu kì + Giá thực tế VL nhập trong kì
H
=
Giá hạch toán VL tồn đầu kì + Giá hạch toán VL nhập trong kì
- Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kì :
8
Giá thực tế Giá hạch của
Xuất kho = vật liệu x Hệ số giá.
Trong kì xuất kho
Bên cạnh việc tính giá vật liệu theo hệ số( H) , trong thực tế nhiều đơn vị ,tính
giá vật liệu theo hệ số chênh lệch giá( K) gồm có 3 bớc:
B ớc1: Xác định hệ số chênh lệch (K)
Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá hạch toán Trị giá hạch toán
VL tồn đầu kì + VL nhập trong kì - VL tồn đầu kì + VL nhập trong kì
K =
Trị giá hạch toán VL Trị giá hạch toán VL
Tồn đầu kì + Nhập trong kì
B ớc 2 : Tính số tiền phân bổ cho vật liệu xuất kho
Số tiền phân bổ = Trị giá hạch toán VL xuất kho x K
B ớc 3 : Tính giá thực tế vật liệu xuất dùng
Giá thực tế VL Trị giá hạch toán Số tiền
Xuất dùng = của VL xuất dùng + Phân bổ
III Tổ chức kế toán vật liệu :
1. Kế toán chi tiết vật liệu:
Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động
về số lợng , chất lợng ,giá trị , của từng nhóm ,từng thứ , từng loạI vật liệu đợc
tiến hành ở kho và ở phòng kế toán.
1.1 Chứng từ sử dụng :
Hệ thống chứng từ kế toán phản kịp thời đầy đủ , chính xác tình hình nhập
xuất và cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán .Để kiểm tra
giám sát tình hình biến động về số lợng của từng thứ vật liệu , thực hiện quản lý
9
có hiệu quả , phục vụ đầy đủ nhu cầu về vật liệu cho hoật động sản xuất kinh
doanh.
Theo QĐ1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trởng bộ tàI chính các
chứng từ về vật liệu bao gồm :
- Phiếu nhập kho ( mẫu 01- VT)
- Phiếu xuất kho ( Mộu 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT)
- Biên bản kiểm kê vật t , sản phẩm , hàng hoá ( mẫu 08-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( mẫu 03 _BH)
Từ sau 1/1/1999 với các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT (Đợc quốc hội
khoá IX thông qua kỳ họp thứ 11 từ 2/4 đến 10/5/1997 , có hiệu lực thi hành từ
1/1/1999)thì hoá đơn GTGT (mẫu 01/GTKT ban hành theo quyết định 885 ngày
16/7/1998 của bộ tàI chính , chỉ áp dụng với các DN tính thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ)
Hoá đơn bán hàng ( mẫu số 02/GTTT, chỉ áp dụng với các DN tính thuế
GTGT theo phơng pháp trực tiếp )
NgoàI các chứng từ bắt buộc sử deụng thống nhất theo quy định của nhà
nớc các doanh nghiệp có thẻe sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn sau :
+ Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04 VT)
+ Biên bản kiểm nghiệp vật t ( Mẫu 05-VT)
+ Phiếu báo cáo vật t còn lạI cuối kì ( Mẫu 07- VT)
và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng DN Thuộc
các lĩnh vực thành phần kinh tế khác nhau.
1.2- Sổ sách kế toán chi tiết vật liệu :
Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh
nghiệp mà kế toán có thể sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) ké toán chi tiết vật liệu
- Sổ số d
- Sổ đối chiếu luân chuyển
10
Sổ (thẻ ) kho đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập xuất tồn của
từng thứ vật liệu theo từng kho . Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết
tên nhãn hiệu quy cách , đơn vị tính ,mã số vật liệu , sau đó giao cho thủ kho để
ghi chép hàng ngày . Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập (xuất ) kho , thủ kho ghi
vào các cột tơng ứng trong thẻ , mỗi chứng từ một dòng . cuối ngày tính số tồn
kho . Định kì kế toán vật t xuống tận kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép
thẻ kho của thủ kho . sau đó ký xác nhận vào các thẻ kho . sau mỗi lần kiểm kê
phảitiến hành đIều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực
téekiểm kê theo đúng chế độ quy định
Thẻ kho dùng để thanh toán ở kho , không phân biệt hạch toán chi tiết
theo phơng pháp nào.
Sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển sổ số d đợc sử
dụng để hạch toán tình hình nhập, xuất , tồn vật liệuvề mặt giá trị.
Bên cạnh đó doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng nhập , xuất , tồn
vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng , kịp
thời .
1.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu :
a. Phơng pháp thẻ song song :
Theo phơng pháp này ở kho ghi chép về mặt số lợng , ở phòng kế toán ghi
chép về mặt lợng và giá trị của từng thứ vật liệu . Do cả 2 nơI đều sử dụng thẻ để
ghi chép nên gọi là phơng pháp thẻ song song .
Ưu điểm của phơng pháp này là ghi chếp đơn giản , dễ kiểm tra , đối chiếu
Nhợc điểm : việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán vật liệu còn trùng lặp về
chỉ tiêu số lợng.Việc kiểm tra ,đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm
hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán . Do đó phơng pháp này thích hợp với
DN có ít chủng loạI vật liệu, chứng từ nhập xuất ít .
11
Sơ đồ 1A : Kế toán chi tiết VL theo phơng pháp thẻ song
Ghi chú : Ghi ngày tháng
Ghi cuối tháng
Đối chiếu , kiểm tra.
b. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển :
Trong phơng pháp này : ở kho mở thẻ kho để theo dõi vật liệu về mặt số l-
ợng , ở phòng kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi cả về số lợng và
giá trị từng loạI vật liệunhng chỉ ghi vào 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng
kê nhập , xuất đợc lập từ các chứng từ nhập , xuất do thủ kho gửi lên định kì .
Ưu đIểm : Giảm đợc khối lợng ghi chép do chỉ ghi có một lần vào cuối
tháng .
Nhợc đIểm : việc ghi sổ vẫn trùng lặp về chỉ tiêu hiện vật , việc kiểm tra ,
đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn
chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý .
Phơng pháp này áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ
nhập xuất không nhiều , không bố trí riêng nhân viên kế toán theo dõi vật liệu chi
tiết nên không có đIều kiện ghi chép theo dõi vật liệu hàng ngày .
12
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Sổ chi tiết vật liệu
Bảng kê tổng hợp
Nhập Xuất Tồn
Chứng từ xuất
Sơ đồ 1B : Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
Sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu,kiểm tra.
C. Phơng pháp sổ số d :
*Nội dung của phơng pháp :
-ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình nhập xuất tồn kho
vật liệuvề mặt số lợng . Cuối tháng phảI ghi số tồn kho đã tính đởctên thẻ kho
sang sổ số d vào cột số lợng.
-Tại phòng kế toán :
-Kế toán mở sổ số d theo từng kho , chung cho cả năm để ghi chép tình
hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hay định kì .Từ các bảng kê nhập , bảng kê
xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập , xuất, rồi từ các bảng luỹ kế này lập bảng
tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm , loạI vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
-Cuối tháng , khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên , kế toán căn cứ vào số
tồn kho cuối tháng do thủ kho tính đã ghi ở sổ số d ( về số lợng)và đơn giá hạch
13
Thẻ kho
Chứng từ
nhập
Chứng từ xuất
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Bảng kê xuất
Bảng kê nhập
toán để tính ra số tồn kho của từng nhóm , loạI vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để
ghi vào cột số tiền ở sổ số d .
-Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng căn cứ vào cột số
tiền tồn kho trên sổ số du để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng
hợp nhập Xuất tồn vật liệu và số liệu của kế toán tổng hợp.
-Phơng pháp này phù hợp với doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập-
xuất vật liệu thờng xuyên , sử dụng giá hạch toán và đã xác định đợc hệ thống
danh đIểm vật liệu .
Sơ đồ 1 C
: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu Theo ph-
ơng pháp Sổ số d
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
1 . Kế toán tổng hợp vật liệu
Theo chế độ kế toán hiện hành (QĐ 1141 TC/ QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995
của BTC) trong một doanh nghiệp chỉ đựoc áp dụng 1 trong 2 phơng pháp
hạch toán hàng tồn kho : Phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp
kiểm kê định kì.
2.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên :
14
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Bảng kê nhập
Bảng luỹ kế nhập
Sổ số d
Bảng kê tổng hợp
Nhập- Xuất Tồn
Chứng từ xuất
Bảng kê xuất
Bảng luỹ kế xuất
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét