Tổ chức hạch toán vật liệu tại Công ty Hoá Chất Mỏ

5
Bơm nhớt 3607, phụ tùng UOAT, phụ tùng xe 3il. Đây là một số phụ tùng phục
vụ cho việc sửa chữa được đảm bảo sẵn sàng cho sản xuất.
2.1.5.Phế liệu: Là những vật liệu bị loại ra trong q trình sản xuất kinh
doanh của đơn vị. Nhìn chung phế liệu đã mất hết hoặc mất phần lớn giá trị sử
dụng ban đầu của chúng.
2.1.6.Vật liệu khác: Là những thứ vật liệu khác chưa kể đến trong 5 loại
vật liệu kể trên.
2.2. Trách nhiệm quản lý vật liệu
Cũng tuỳ thuộc vào u cầu quản lý và hạch tốn chi tiết cụ thể của từng
loại doanh nghiệp mà trong tưngf loại vật liệu nêu trên lại được chi thành từng
kho. Mỗi thủ kho quản lý một nhóm vật liệu khác nhau để thuận lợi cho việc
theo dõi vật liệu và gắn với trách nhiệm của từng thủ kho.
3. Tính giá vật liệu
Là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những
ngun tắc nhất định.
Về ngun tắc, vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế đó là tồn bộ
chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu đó. Tuy nhiên một số
doanh nghiệp để đươn giản hố viẹc hạch tốn và ghi chép hàng ngày có thể sử
dụng gía hạch tốn để hạch tốn tình hình nhập, xuất vật tư. Song dù đánh giá
theo giá hạch tốn vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất vật tư
trên các tài khoản, sổ kế tốn tổng hợp theo giá trị thực tế.
3.1. Phương pháp tính giá vật liệu nhập kho
3.1.1. Tính giá vật liệu nhập kho theo giá thực tế
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu thường được nhập từ nhiều
nguồn khác nhau mà giá thực tế của chúng trong nhiều trường hợp được xác
định cụ thể như sau:


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN







6
+ Đối với vật liệu mua ngồi:
Giá trị thực tế
Của vật liệu
Mua ngồi
Giá mua ghi
trên hố đơn
chưa có thuế
Chi phí
Thu mua
phát sinh
Chiết khấu
mua hàng
(Nếu có)
+ Đối với vật liệu th ngồi gia cơng, chế biến
Giá trị T.T
của VL th
ngồi gia
cơng chế
biến

Giá trị T.T của

VL xuất th
gia cơng chế biến
Chi phí vận
chuyển, bốc
dỡ th chế biến
Chi phí phải

trả cho người
nhậngia cơng
+ Đối với vật liệu tự gia cơng chế biến: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
+Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế là giá thoả thuận do các
bên xác định
Các chi phí tiếp nhận (Nếu có)
+ Đối với phế liệu: Giá trị thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị
thu hồi tối thiểu.
+Đối với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo đơn giá thị trường
tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
Nói chung phương pháp tính giá vật liệu nhập kho theo giá thực tế được
sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. Giá thực tế của vật liệu được hình thành
trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chớng minh các khoản chi hợp pháp của doanh
nghiệp để tạo ra vật liệu và nó được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Phương
pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ hiểu và thuận tiện cho việc hạch tốn.
3.2.Tính giá vật liệu nhập kho theo giá hạch tốn
Phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có qui mơ lớn, khói
lượng, chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xun, việc
xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trường
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN







7
hợp có thể xác định được hàng ngày đối với từng lần, từng đợt nhập nhưng q
tốn kém nhiều chi phí, khơng hiệu quả cho cơng tác kế tốn, có thể sử dụng giá
hạch tốn để hạch tốn tình hình nhập, xuất hàng ngày. Giá hạch tốn là loại giá
ổ định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài, có thể
là giá kế hoạch của vật liệu.
Như vậy hàng ngày sử dụng giá hạch tốn để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu
nhập, xuất. Cuối cùng phải điều chỉnh giá hạch tốn theo giá thực tế để có số
liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế tốn tổng hợp, các báo cáo kế tốn.
Việc điều chỉnh giá hạch tốn theo giá thực tế được tiến hành như sau:
- Trước hết xác định hệ số giữa giá trị thực tế và giá hạch tốn của vật liệu (H)
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
Giá hạch tốn vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch tốn vật liệu nhập
trong kỳ
- Sau đó tính giá thực tế nhập kho, căn cứ vào giá hạch tốn nhập kho và
hệ số giá.
Giá thực tế nhập kho = giá hạch tốn nhập kho x hệ số giá
3.3. Tính giá vật liệu xuất kho
Vật liệu được thu mua thường xun từ nhiều nguồn khác nhau do vậy giá
thành từng đợt nhập kho khơng hồn tồn giống nhau. Vì thế khi xuất kho, kế
tốn phải tính được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng
khác nhau, theo phương pháp tính giá xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm
bảo tính nhất qn trong niên độ kế tốn. Tuỳ từng điều kiện của doanh nghiệp
có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá sau:
3.3.1.Phương pháp nhập trước xuất trước
Đối với phương pháp này trước hết phải xác định được đơn giá thực tế
nhập kho của từng lần nhập và giả thiêts số vật liệu nào nhập trước thì xuất
trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo
ngun tắc: Tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng xuất kho thộc lần nhập
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN







8
trước, số còn lại (tổng số xuất kho, số đã xuất thuộc lần nhập trước) được tính
theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp đó. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối
kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc các lần sau cùng. Phương
pháp này thích hợp với giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
3.3.2.Phương pháp nhập sau, xuất trước
Phương pháp này cũng giả thiết rằng hàng (vật liệu) nào mua sau cùng sẽ
được xuất trước tiên. sau đó căn cứ số lượng xuất kho tính giá thực tế xuất kho
theo ngun tắc: Tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng, số còn lại được tính
theo đơn giá thực tế của lần nhập trước đó. Như vậy giá trị thực tế của vật liệu
tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần nhập trước nhất.
3.3.3. Phương pháp giá trực tiếp (đích danh)
Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo
từng lơ hàng hay đơn chiếc. Khi xuất kho vật liệu thuộc lơ hàng nào thì phải căn
cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lơ hàng đó để tính giá
thực tế xuất kho.
Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp này thì việc tính giá trị thực tế
của vật liệu xuất kho tương đói sát với giá thị trường, thuận lợi cho cơng tác tính
giá thành sản phẩm. Tuy vậy nếu sử dụng phương pháp này doanh nghiệp phải
theo dõi chi tiết theo từng lơ hàng, theo từng lần nhập và trên thực tế rất khó
khăn mà khơng phải doanh nghiệp nào cũng làm được.
3.3.4. Phương pháp giá đơn vị bình qn gia quyền (cả kỳ dự trữ)
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được căn cứ
vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình qn để tính.
Giá thực tế xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x đơn giá thực tế bình
qn


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN







9
Đơngiá
thựctế
bình qn
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập
trong kỳ
Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong
kỳ
Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác khơng cao.
3.3.5. Phương pháp giá hạch tốn
Hạch tốn vật liệu xuất kho theo phương pháp này cũng như hạch tốn vật
liệu nhập kho. Giá hạch tốn có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá ci kỳ trước
và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch tốn. Giá hạch tốn khơng có ý
nghĩa trong việc thanh tốn và hạch tốn tổng hợp về ngun vật liệu. Khi sử
dụng giá hạch tốn, hàng ngày kế tốn ghi sổ về xuất vật liệu theo giá hạch tốn.
Giá hạch tốn vật liệu xuất = Số lượng vật liệu xuất x Đơn giá hạch tốn.
Đến cuối kỳ hạch tốn, kế tốn tiến hành điều chỉnh giá hạch tốn thành
giá thực tế theo hai bước sau:
- Xác định hệ số giá theo từngloại vật liệu (H)

H=

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
Giá hạch tốn vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch tốn vật liệu nhập trong kỳ
- Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ:
Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Giá hạch tốn vật liệu xuất trong kỳ x H.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN







10
III. TỔ CHỨC HẠCH TỐN VẬT LIỆU
1. Hạch tốn chi tiết vật liệu
Vật liệu là một trong những đối tượng kế tốn và thường có nhiều chủng
loại khác nhau, Nếu thiếu một loại nào đó thì có thể gây ra ngừng sản xuất trong
doanh nghiệp. Chính vì vậy tổ chức hạch tốn chi tiết mọi vật liệu khơng chỉ về
mặt giá trị mà cả hiện vật, khơng phải theo từng kho mà phải chi tiết theo từng
loại, nhóm, thứ và phải được tiến hành đồng thời cả ở kho và phòng kế tốn
trên cùng cơ sở chứng từ nhập xuất kho. Vận dụng phương pháp kế tốn cho
phù hợp nhằm tăng cường cơng tác quản lý tài sản nói chung, cơng tác quản lý
vật liệu nói riêng.
1.1. Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế tốn quy định ban hành QĐ 1141/TC/QĐ/CĐ-
KT ngày 01.01.1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ về vật liệu bao
gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hố (mẫu 08-VT)
- Hố đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
- Hố đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH)
Ngồi các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà
nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế tốn hướng dẫn
như:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mâuc 07-VT)
Tuỳ thuộc vào đặc điểm tìnhhình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các
lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN







11
Đối với chứng từ kế tốn thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ
theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng
từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ về các
nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh.
Mọi chứng từ kế tốn vật liệu phải được tổ chức ln chuyển theo trình tự
và thời gian hợp lý do kế tốn trưởng quy định phục vụ việc phản ánh, ghi chép
và tổng hợp số liệu kịp thời của các cán bộ, cá nhân có liên quan.
1.2. Sổ kế tốn chi tiết vật liệu
Tuỳ thuộc vào phương pháp ké tốn chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp
mà các sổ (thẻ) kế tốn chi tiết sau được sử dụng:
- Sổ (thẻ) kho (mẫu 06-VT)
- Sổ (thẻ) kế tốn chi tiết vật liệu
- Sổ đối chiếu ln chuyển.
- Sổ số dư.
Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của từng
thứ vật liệu theo từng kho.
Sổ (thẻ) kế tốn chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu ln chuyển, sổ số dư vật
liệu được sử dụng để hạch tốn tình hình nhập, xuất, tồn của vật liệu về mặt giá
trị hoặc cả lượng và giá trị tuỳ thuộc và phương pháp kế tốn chi tiết áp dụng
trong doanh nghiệp.
Các sổ kế tốn chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập,
bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, phục vụ cho việc
ghi sổ kế tốn chi tiết được đơn giản nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả.
1.3. Các phương pháp hạch tốn chi tiết vật liệu
Hạch tốn chi tiết vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lượng,
chất lượng của từng thứ vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN







12
Trong thực tế cơng tác kế tốn hiện nay ở nước ta nói chung và ở các
doanh nghiệp nói riêng đang áp dụng 3 phương pháp hạch tốn chi tiết vật liệu
sau:
1.3.1. Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động vật
liệu ở kho phải mở thẻ kho ghi chép về mặt số lượng. Còn ở phòng kế tốn phải
mở thẻ kế tốn chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.
- Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho vật liệu.
Thẻ kho dùng thẻ để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất, tồn kho hàng ngày
của từng thứ, loại vật tư, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng.
Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Thủ kho thường xun đối
chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho và số liệu thực tế còn lại kho hàng ngày hoặc
định kỳ 2 đến 5 ngày. Nếu có chênh lệch phải báo ngay để giải quyết. Sau khi
ghi xong thẻ kho, thủ kho chuyển giao các chứng từ xuất vật liệu cho kế tốn vật
liệu.
- Tại phòng kế tốn: Kế tốn sử dụng sổ (thẻ) chi tiết cho từng danh điểm
vật liệu tương ứng với thẻ kho. Nội dung của sổ chi tiết vật liệu tương tự như thẻ
kho nhưng chỉ khác là nó theo dõi cả về mặt gía trị và hiện vật. Hàng ngày hoặc
định kỳ 3 đến 5 ngày, sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kế tốn phải kiểm
tra và hồn chỉnh chứng từ ghi đơn giá tính thành tiền rồi ghi vào sổ (thẻ) vật
liệu có liên quan. Cuối tháng kế tốn cộng sổ tính ra số tồn kho nhập xuất của
từng thứ vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho. Trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn kho của vật liệu về mặt giá trị từng loại vật liệu.





THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN







13
Sơ đồ 1: Sơ đồ kế tốn vật liệu theo phương pháp thẻ song song:






Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Ghi đối chiếu, kiểm tra
Phương pháp này có ưu điểm là việc ghi chép sổ sách đơn giản dễ kiểm
tra, đối chiếu số liệu, khơng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao và quản lý chặt chẽ
sự biến động và số liệu của từng thứ vật liệu theo số lượng và giá trị của chúng.
Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và
phòng kế tốn, khối lượng cơng việc ghi chép lớn. Nếu chủng loại vật tư nhiều,
việc nhập xuất vật liệu thường xun mà doanh nghiệp áp dụng phương pháp
thẻ song song thì cơng việc sẽ cồng kềnh dồn vào cuối tháng làm hạn chế tính
kiểm tra kịp thời của kế tốn.
Phương pháp thẻ song song áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có
ít chủng loại vật liệu, khối lượng nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít khơng
thường xun và trình độ nghiệp vụ chun mơn của cán bộ kế tốn còn hạn
chế.
1.3.2. Phương pháp sổ đốc chiếu ln chuyển
Phương pháp sổ đốc chiếu ln chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến
của một bước phương pháp thẻ song song.
- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình
hình nhập, xuất, tồn kho của từng vật liệu giống phương pháp thẻ song song, sau
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết
vật
Bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn
Phiếu xuất
Kế tốn tổng
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN







14
đó chuyển giao chứng từ cho phòng kế tốn để tính giá trị vật liệu theo giá hạch
tốn.
- Tại phòng kế tốn:Sử dụng sổ đối chiếu ln chuyển để ghi chép phản
ánh tổng hợp vật liệu phản ánh ln chuyển trong tháng cũng như số tồn cuối
tháng của từng danh điểm vật tư. Định kỳ sau khi nhận được các chứng từ do
thủ kho giao, kế tốn sẽ tiến hành tính chính xác của việc ghi chép sau đó sẽ lập
bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng danh điểm vật liệu và căn cứ
vào bảng này để ghi vào sổ đối chiếu ln chuyển. Cuối tháng tính ra số tiền kho
bằng chỉ tiêu số lượng và giá trị. Số đối chiếu ln chuyển được mở cho cả năm.
Mỗi tháng ghi một lần vào cuối tháng.
Sơ đồ 2: Kế tốn chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu ln
chuyển:







Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
1.3.3. Phương pháp sổ số dư
Phương pháp này có đặc diểm nổi bật là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch
tốn nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép kế tốn và trên cơ sở hạch tốn
nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép kế tốn và tên cơ sở đó ở kho chỉ hạch
tốn giá trị xỗ bỏ được việc ghi chép song song trùng hợp.
Phiếu nhập

Bảng kê nhập

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Bảng kê xuất

Kế tốn tổng
Sổ đối chiếu
ln chuyển
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Xem chi tiết: Tổ chức hạch toán vật liệu tại Công ty Hoá Chất Mỏ