GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Ví dụ : Hệ Thống Thông Tin Quản Lý : Xử lý đơn hàng
Cần phải nhận dònh rõ rằng một hệ thống nào đó luôn là một bộ phận của hệ
thống lớn hơn nó. Hệ thống là một tập hợp vất chất và phi vật chất như người, máy
móc, thông tin, dữ liệu các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý, gọi là
các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng
hoạt động để hướng tới mục đích chung.
Vậy, hệ thống thông tin là gì?
Đó là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục
vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Và ta có thể hiểu hệ
thống thông tin là hệ thống mà mối liên liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự
trao đổi thông tin.
(I.3 – Trang 156)
Hình 2: Sơ đồ 1.2: CÁC BỘ PHẬN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
Yêu cầu đối với các bộ phận của hệ thống thông tin:
Thu thập: Thông tin được thu thập phải đúng yêu cầu
Việc thu thập phải đảm bảo về dung lượng và chất lượng
thông tin.
Chọn lọc: Mục đích là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy cao.
Hiệu chỉnh và xử lý số liệu và số liệu nhằm lọc những thông
tin cần thiết và loại trừ những thông tin “nhiễu”.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 4
Chủ Thể Quản Lý
Gửi hàng
hoặc từ chối
Đơn hàng
của khách
hàng
Đối Tượng Quản Lý
Khách hàng Khách hàng
Thông tin ra
1
Thu thập
3
Xử lý
5
Bảo
quản
2
Chọn lọc
4
Phân
loại
Thông tin
vào
6
Truyền
thông
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Xử lý: Mẫu hoá các tài liệu thu thập để thuận tiện sử dụng và lưu trữ
Phân tích và tổng hợp, rút ra những thông tin mới (có thể kèm
theo đánh giá).
Dòch tài liệu hoặc tóm tắt tài liệu theo chủ đề.
Phân loại: Sắp xếp tài liệu thu được, phân loại theo nhiều dấu hiệu để
việc tìm kiếm thông tin được dễ dàng.
Bảo quản: Cố gắng bảo quản nhiều tài liệu trong một đơn vò thể tích.
Chống lại hiện tượng “lão hoá” thông tin. Nghóa là phải loại trừ
những thông tin cũ, lạc hậu và cập nhật thông tin mới.
Truyền thông: yêu cầu đáp ứng đòi hỏi của người dùng tin.
Nghóa là thông tin phải:
Đúng loại thông tin yêu cầu
Đủ mức độ chi tiết hoá
Đảm bảo độ chính xác
Đúng thời gian.
Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm bao gồm: con người, quá trình và dữ
liệu. Con người theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin.
Đó là tập hợp người, thủ tục và cá nguồn lực để thu thập, truyền và phát
thông tin trong một tổ chức.
Hệ Thống thông tin có thể là một hệ thống không chính thức nếu nó dựa vào
truyền miệng, hoặc là một hệ thống chính thức nhưng thủ công nếu dựa vào các
công cụ như giấy bút, hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào
máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 5
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý là gì?
Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp
được mô tả rõ ràng nhờ đó con người và thiết bò thực hiện việc thu thập và phân
tích dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin cần thiết cho các nhà quản trò ra quyết
đònh.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cầp các thông tin
cần thiết phuc vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vò trí
quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các
thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin vầ các hoạt động
diễn ra trong hệ thống.
Một hệ thống thông tin tốt cần phải đơn giản, cung cấp thông tin cho đối
tượng có nhu cầu và sử dụng được.
Chất lượng hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh
chóng trong đáp ứng yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo, toàn vẹn và đầy đủ của hệ
thống.
1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:
• Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những
thông tin có ích được cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu
trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.
• Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra
thông tin mới.
• Phân phối và cung cấp thông tin
Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.
Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống
thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý.
Trong giai đoạn lập kế hoạch:
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 6
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác lập mục tiêu, xác đònh nguồn lực và
cách thức đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu đề ra phải được cụ thể hoá bằng các chỉ
tiêu và chỉ tiêu này phải đo lường được.
Để đạt được mục tiêu dài hạn đó, nhà lãnh đạo cần phải có nhiều thông tin
về hiện tại và tương lai. Thông tin về tương lai phụ thuộc vào kiến thức, trình độ và
kinh nghiệm của nhà quản lý và nhà quản lý dựa vào hệ thống thông tin quản lý để
dự báo tương lai. Do đó, tính logic, chặt chẽ của hệ thống thông tin quản lý là thành
phần quan trọng quyết đònh tính chính xác của dự báo cũng như những quyết đònh
của nhà quản lý.
Bên cạnh đó, hệ thống thông tin quản lý còn có thể hỗ trợ cho việc xác lập
những kế hoạch tối ưu.
Trong quá trình tổ chức:
Quá trình tổ chức là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều phần việc
khác nhau và phối hợp các phần việc đó để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu.
Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức, phân công công việc cho các nhóm
người và thiết lập một tiến độ thực hiện chung nhằm đạt được hiệu quả tối ưu nhất.
Trong quá trình kiểm soát:
Kiểm soát là quá trình quan sát hoạt động công việc, so sánh kết quả thực
hiện với mục tiêu dự tính và sửa chữa khi cần thiết. Vấn đề kiểm soát liên quan
đến:
Mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đưa ra
Sự quan sát và đo lường hoạt động của công việc
Phương pháp sửa chữa khi thực tế sai lệch so với kế hoạch.
Hệ thống thông tin quản lý có vai trò tiến hành so sánh thông tin thực hiện
thực tế vừa thu thập với mục tiêu kế hoạch đã đề ra, từ đó phân tích độ lệch. Các
thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá về việc thực hiện kế hoạch, xem
xét lại kế hoạch và đề ra những kiến nghò để có những sửa chữa kòp thời.
Nói tóm lại, nếu tổ chức được một hệ thống thông tin tốt, nó có thể giúp nhà
quản trò doanh nghiệp hiểu được tình hình sử dụng các nguồn lực trong tổ chức, tình
hình tồn kho, đặt hàng, giao hàng,…từ đó thể thực hiện tốt việc quản lý và điều
hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 7
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
2. Quản Trò Thông Tin
2.1. Khái Niệm Quản Trò Thông Tin
Quản trò thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các phương thức lập
kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một
cách hiệu quả các thông tin liên quan đến các công việc, hoạt động của doanh
nghiệp đó. Các thông tin này bao gồm cảøbản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin
chưa được cấu trúc.
Thông qua quản trò thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trò của các
thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội
bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin.
Bên cạnh đó, quản trò thông tin cũng giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình
hình hoạt động của doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian khi thực hiện công việc.
Tại sao cần phải quản trò thông tin
Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng
nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liên
quan đến việc lưu trữ, tra cứu và xử lý thông tin.
Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc
điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động. Nó
cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức mà doanh nghiệp đang điều hành công
việc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đang thực hiện.
Những người liên quan đến quản trò thông tin
Người sở hữu thông tin, chòu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như
chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.
Người chăm sóc thông tin, chòu trách nhiệm bảo trì thiết bò truyền thông tin
và các vấn đề liên quan tời công nghệ thông tin.
Người sử dụng (trong ngoài tổ chức) truy cập sử dụng các thông tin do người
sở hữu thông tin chỉ đònh và được ngøi chăm sóc thông tin cho phép.
Các nhân tố chính để quản trò thông tin thành công
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 8
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để
thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.
Tài sản thông tin được khai thác tối đa trong quá trình chia sẽ thông tin trong
nội bộ doanh nghiệp thông qua các thoả thuận, quy đònh của doanh nghiệp.
Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng
trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và
nhất quán.
Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo
mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi.
Thông tin cần phải được đưa tới các thành viên nội bộ doanh nghiệp một
cách thuận tiện thông qua nhiều chức năng khác nhau.
Các bản ghi và các thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt.
Doanh nghiệp đạt được mức độ cao về tính hiệu quả trong hoạt động xử lý
thông tin.
Các quy tắc trong quản trò thông tin
Vai trò của quản lý thông tin trong việc tin học hoá các hoạt động của doanh
nghiệp. Hầu hết chương trình tin học hoá và các sáng kiến sử dụng thông tin trong
các hoạt động của doanh nghiệp đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận
mới mẻ vế quản trò và khai thác tài sản thông tin của doanh nghiệp.
Việc chuyển đổi quá trình hoạch đònh chính sách dựa trên các căn cứ và tầm
quan trọng của việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp đã đặt ra yêu cầu mới
đối với khai thác các nguồn thông tin có lliên quan và đáng tin cậy cũng như đối
với các công cụ tạo ra và xử lý dữ liệu dành cho các thành viên của doanh nghiệp.
Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có
liên quan đến lónh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tiếp và hoạch đònh chính sách sử
dụng các nguồn thông tin trên CSI và Internet ngày càng nhiều. Những người sử
dụng thông tin trong sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin thông qua
hệ thống quản lý thông tin nội bộ này.
Kết quả từ quản trò thông tin có hiệu quả
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân
lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 9
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
doanh, thông qua quản trò có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của
một tổ chức, nhà quản lý trong tổ chức có thể :
Tăng thêm giá trò cho các dòch vụ cung cấp tới khách hàng
Nhân viên nhanh chóng xử lý, giải quyết công việc được giao
Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh ghiệp
Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dòch vụ
Giảm thiều thời gian tra cứu thông tin
Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp
dòch vụ cho bên ngoài.
2.2. Phạm Vi Quản Trò Thông Tin
2.2.1. Phạm vi quản trò thông tin
Quản trò thông tin bao gồm 4 lónh vực chính như sau:
Quản trò nguồn thông tin: Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được
quản lý. Việc quản lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp phải đảm bảo rằng tất cả
các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ đònh rõ
cho họ.
Quản trò công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp mà mà điển hình là chòu trách nhiệm và chức năng cung cấp thông tin do tổ
chức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dòch vụ bên ngoài. Quản trò
thông tin của tổ chức phải được hoạt động như là một “ Khách hàng am hiểu “ về
các sản phẩm và dòch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần.
Quản trò xử lý thông tin: Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những
hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình
tạo mới, thu thập, truy nhập, sửa đổi, lưu trữ, xóa bỏ và nén thông tin cần phải được
kiểm soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình.
Quản trò tiêu chuẩn thông tin và các chính sách: Doanh nghiệp sẽ cần phải
xác đònh các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trò thông tin. Những tiêu chuẩn và
chính sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông
tin của tổ chức.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 10
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Chính sách quản trò sẽ quản lý các quy trình và trách nhiệm quản trò thông
tin trong tổ chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng
công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp.
2.2.2. Một số vấn đề liên quan đến quản trò thông tin.
Quá Trình Thực Hiện Quản Trò Thông Tin
Yêu cầu đầu tiên của chương trình quản trò thông tin là tổ chức phải nhận
thức đầy đủ về nhu cầu cũng như tài sản mà tổ chức đó có bằng việc thực hiện việc
kiểm tra thông tin.
Doanh nghiệp sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên toàn bộ các bộ
phận và chức năng kinh doanh của mình. Người ta khuyến cáo rằng nên áp dụng
phương pháp tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét sử dụng thông tin trong kinh
doanh. Tổ chức nên xem xét lại:
• Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể được
phân loại như thế nào?
• Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình kinh
doanh?
• Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế nào?
• Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và dưới sự cho phép của ai?
• Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào? (tính chính xác,
nhất quán, thời hạn lưu hành,v.v…).
• Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi
người trong nội bộ doanh nghiệp.
• Ai chòu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản
trò thông tin?
Các hoạt động chủ yếu của quản trò thông tin bao gồm:
• Phân tích hoạt động
• Xác đònh nhu cầu thông tin
• Xây dựng kho thông tin
• Xác đònh các thông tin thừa và thiếu
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 11
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
• Duy trì danh mục nội dung thông tin
• Xác đònh chi phí và giá trò các thông tin của tổ chức
• Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn
• Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức
Mạng quản lý thông tin sẽ được cung cấp nhanh chóng và cập nhật đầy đủ
giữa:
• Người quản lý và các thành viên trong nội bộ
• Thông tin báo cáo từ các phòng ban đến người quản lý
• Báo cáo công việc từ các thành viên đến người chòu trách nhiệm công
việc.
• Các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động, công việc của doanh
nghiệp.
• Cuối cùng, mạng thông tin này phải luôn có sẵn 24/24 để các thành
viên có thể sử dụng và cung cấp thông tin một các nhanh chóng trong
việc xử lý thông tin và công việc.
Nói chung, muốn quản lý hệ thống thông tin hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần
phải chú trọng về công tác tổ chức đội ngũ nghiên cứu và đánh giá nguồn thông tin
dựa trên lónh vực hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện các chức năng duy trì, cập
nhật và phân tích chất lượng thông tin phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp.
Đồng thời, tổ chức công tác quản trò tạo luồng thông tin xuyên suốt trong doanh
nghiệp.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 12
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG
1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng
Hệ thống xử lý giao dòch (TPS):
Đây là hệ thống mà doanh nghiệp theo dõi hoạt động hằng ngày. Trong giao
dòch bán hàng : nó xử lý tự động đơn hàng và có thể truy vấn các vấn đề liên quan
đến khách hàng và số lượng, giá trò đặt hàng của từng khách hàng.
Ví dụ: trong TPS xử lý đơn hàng, nhà quản lý có thể truy vấn các câu như : khác
hàng X có bao nhiêu đơn hàng? giá trò bao nhiêu? Khách hàng có mua hàng trong
tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)? Danh sách khách hàng?
TPS có hai dạng:
Xử lý giao dòch trực tuyến (online): Nối trực tiếp giữa người điều hành và
chương trình TPS. Các giao dòch được xử lý ngay kết quả tức thời. Ví dụ: TPS bán
hàng sẽ cho kết quả ngay bán hàng hay không bán hàng khi nhận được đơn hàng.
Xử lý giao dòch theo lô (Batch): Tất cả các giao dòch tập hợp lại và xử lý
chung một lần.
Sơ đồ cấu trúc TPS trực tuyến:
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 13
Các sự
kiện giao
dòch
Đònh kỳ
Cơ sở dữ liệu
cùa TPS
Biểu
(forms)
Báo cáo
(reports)
Giao
diện
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét