Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "Hệ thống thông tin quản lý nhân sự": http://123doc.vn/document/539338-he-thong-thong-tin-quan-ly-nhan-su.htm

LỜI MỞ ĐẦU
Những ứng dụng của công nghệ thông tin đang ngày càng ảnh hưởng sâu rộng vào
đời sống và công việc của con người. CNTT ngày càng khẳng định vai trò không thể thiếu
của mình, đặc biệt trong một tổ chức kinh doanh. Hiện nay không một doanh nghiệp nào
hoạt động mà không có sự hỗ trợ của CNTT. Trong đó hệ thống thông tin là một ứng dụng
đầy đủ toàn diện nhất các thành tựu của CNTT. Các HTTT ngày càng tăng trưởng cả về
quy mô, chất lượng và hình thức dịch vụ để có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng của con người.
Việc xây dựng HTTT hoạt động hiệu quả luôn là mục tiêu hướng tới của các tổ chức.
Quản lý nhân sự cũng là một công việc hết sức quan trọng trong bất kì một tổ chức
nào. Nó ảnh hưởng mạnh mẽ tới sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Vì vậy, việc
quản lý nhân sự đòi hỏi phải có sự linh hoạt, chính xác…tạo ra môi trường làm việc hiệu
quả nhất.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong
công ty và đã thu được kết quả khả quan.Vì vậy, trong bài báo cáo này nhóm chúng tôi xin
đưa ra 4 biểu đồ trong quản lý nhân sự:
- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống
-Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh hệ thống
-Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
-Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Trong quá trình làm việc nhóm chúng tôi đã hết sức cố gắng nhưng không tránh
khỏi thiếu sót, mong thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để nhóm chúng tôi hoàn thiện bải
báo cáo này.
Nhóm 11 – Lớp L05
1

Quản lý nhân sự
I/ Khảo sát thực trạng hệ thống quản lý của công ty X
1.1Sơ đồ tổ chức
Công ty X là một công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ thông tin.
Chuyên gia công các phần mềm cho máy vi tính. Công ty gồm các phòng:
- Phòng Giám đốc.
- Phòng Nhân sự.
- Phòng Kế toán.
- Phòng Software.
- Phòng Quản lý chất lượng.
- Phòng Kinh doanh.
- Phòng Hỗ trợ / triển khai.
1.2. Mô tả các nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
Khi tuyển dụng 1 nhân viên thì phòng nhân sự cập nhật hồ sơ của nhân viên đó cũng
như sửa đổi thông tin hồ sơ đã có của nhân viên trong công ty.
Nhóm 11 – Lớp L05
2
Phòng Giám Đốc
Phòng
Kinh
Doanh
Phòng
Software
Phòng Quản
lý chất
lượng
Phòng Hỗ
trợ / Triển
khai
Phòng Kế
Toán
Phòng
Nhân sự

Khi 1 nhân viên thôi không làm việc trong công ty thì phòng nhân sự hủy bỏ thông
tin về nhân viên đó, phòng nhân sự được phép xem thông tin của các nhân viên trong công
ty
Khi 1 nhân viên thay đổi mức lương phòng nhân sự thực hiện điều chỉnh mức lương
của nhân viên đó.
Hằng ngày nhân phòng nhân sự thực hiện chấm ngày công làm việc cho từng nhân
viên trong công ty, kể cả ngày công lao động ngoài giờ.
Cuối tháng phòng nhân sự đưa ra bảng theo dõi chấm công và báo cáo chấm công
trong tháng của các nhân viên trong công ty.
Cuối tháng phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ lập phiếu lương cho từng nhân viên
trong công ty, cập nhật mức thưởng của từng nhân viên và các khoản phụ cấp khác, khấu
trừ các khoản BHXH, BHYT… Thống kê lương của toàn bộ nhân viên trong công ty, lập
báo cáo thuế thu nhập, BHXH, BHYT phải nộp hàng tháng của nhân viên cho các cơ quan
chức năng.
Nếu muốn xem thông tin về lương thưởng, thuế thu nhập, BHXH, BHYT… của các
nhân viên, ban Giám đốc có thể yêu câù xem báo cáo thông kê lương thưởng, BHXH,
BHYT của toàn nhân viên trong công ty.
1.3. Chức năng.
Công ty X làm việc 5.5 ngày mỗi tuần. Ngoài ra tùy theo tình hình công việc mà
nhân viên công ty có thể làm thêm chiều thứ 7 hay chủ nhật, tùy theo sự điểu động của
công ty. Những ngày thêm được hưởng gấp 1.5 lần đến 2 lần so với ngày công của những
ngày làm bình thường
II. Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự công ty X
* Mục tiêu của bài tập:
- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống
- Xây dựng biểu đồ luông dữ liệu ngữ cảnh hệ thống
- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
* Hệ thống bao gồm các chức năng:
Nhóm 11 – Lớp L05
3

 Quản lý hồ sơ
 Quản lý chấm công
 Quản lý lương, thưởng
1. Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống
Mô tả biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sự.
1.Quản lý hồ sơ nhân viên: Bao gồm 3 chức năng chính
1.1. Cập nhật hồ sơ nhân viên: Khi nhân viên mới được tuyển dụng vào công ty, bộ
phận nhân sự có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ nhân viên vào hệ thống bao gồm các thông tin
Nhóm 11 – Lớp L05
Quản lý nhân sự
1.Quản lý hồ sơ NV 2.Quản lý chấm
công
3.Quản lý lương
thưởng
2.2 Điều chỉnh
chấm công
2.1 Cập nhật
chấm công
3.1 Tính lương,
thưởng
3.2 Lập BC
lương, thưởng
3.3 Lập BC
Thuế và BH
1.2 Điều chỉnh
HSNV
1.3 Hủy bỏ
HSNV
2.3 Lập BC
chấm công
1.1 Cập nhật
HSNV
4

về nhân viên như: Tên nhân viên, chức vụ , vị trí công tác, thời gian bắt đầu làm việc của
nhân viên…
1.2. Điều chỉnh thông tin trong hồ sơ nhân viên: Khi nhân viên trong công ty có sự thay
đổi nào đó về vị trí làm việc, chức vụ (như được thăng chức hay giáng chức) hay chuyển
sang bộ phận khác làm việc…Bộ phận nhân sự có trách nhiệm sửa đổi các thông tin trong
hồ sơ để phù hợp với chức vụ và công việc mới của nhân viên.
1.3. Huỷ bỏ thông tin nhân viên: Khi nhân viên không còn làm việc trong công ty(như
nhân viên xin nghỉ việc hoặc bị sa thải, về hưu…), bộ phận nhân sự huỷ bỏ hồ sơ nhân viên
trong hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
2. Quản lý chấm công: Bao gồm 3 chức năng chính
2.1. Cập nhật, lập bảng theo dõi chấm công: Bộ phận nhân sự cần lập bảng theo dõi
chấm công cho từng nhân viên trong công ty để thuận tiện cho việc cập nhật, điều chỉnh
chấm công hàng tháng.
2.2. Điều chỉnh chấm công hàng tháng: Trong quá trình làm việc nhân viên có thể xin
nghỉ phép, nghỉ dưỡng thai (đối với nhân viên nữ), đi muộn, xin về sớm…bộ phận nhân sự
có nhiệm vụ theo dõi cập nhật số ngày nghỉ, ngày làm việc, số giờ làm việc, số giờ làm
thêm…Để chấm công cho nhân viên làm cơ sở cho việc tính lương, thưởng một cách chính
xác, công bằng.
2.3. Báo cáo chấm công: Sau khi đã lập bảng chấm công và điều chỉnh chấm công hàng
tháng cho nhân viên, bộ phận nhân sự cần phải lập báo cáo chấm công để chuyển cho bộ
phận kế toán, ban giám đốc…
Bộ phận nhân sự cần công bố bảng theo dõi chấm công, báo cáo chấm công cho tất
cả các thành viên trong công ty biết.
3. Quản lý lương, thưởng:
3.1. Tính lương thưởng: Bộ phận kế toán dựa vào chức vụ, vị trí, điều kiện làm việc…
và báo cáo chấm công hàng tháng để có thể tính ra mức lương của từng nhân viên trong
công ty một cách chính xác.
3.2. Lập báo cáo lương, thưởng: Cuối tháng thì bộ phận kế toán thực hiện nhiệm vụ lập
phiếu lương cho từng nhân viên trong công ty, cập nhật mức thưởng của từng nhân viên và
các khoản phụ cấp khác, thống kê lương của toàn bộ nhân viên trong công ty, lập báo cáo
lương thưởng để
Nhóm 11 – Lớp L05
5
QĐ Tuyển dụng
Hồ sơ NV
Bảng chấm
công
BC chấm công
BC lương, thưởng
Báo cáo thuế và BH
Phiếu lương
Thông tin NV
Bảng tính lương
Nhân viên
Cơ quan
chức năng
Nhân viên
Quản lý
nhân sự
Ban GĐ
Ban GĐ
Hồ sơ NV

3.3. Báo cáo lương thưởng: Cuối tháng bộ phận kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo thuế thu
nhập, BHXH, BHYT phải nộp hàng tháng của nhân viên cho các cơ quan chức năng.
2. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh hệ thống
Nhóm 11 – Lớp L05
6

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Nhóm 11 – Lớp L05
1.Quản lý
hồ sơ
nhân viên
2.Quản
lý chấm
công
3.Quản lý
lương,
thưởng
Nhân
viên
Nhân
viên
Ban GĐ
Hồ sơ NV
Bảng chấm
công
Bảng tính lương
Thông tin NV
BC chấm
công
BC lương,
thưởng
Phiếu lương
Báo cáo
thuế và BH
Ban GĐ
Cơ quan
chức năng
Hồ sơ NV
QĐ tuyển dụng
7

4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
4.1 Chức năng 1 : Quản lý hồ sơ nhân viên
Nhóm 11 – Lớp L05
1.1 Cập
nhật hồ
sơ NV
Kho
HSNV
Nhân viên
HSNV
QĐ tuyển dụng
TTNV đã
sửa đổi
HSNV nghỉ
việc
Thông tin
NV
Nhân viên
1.2 Điều
chỉnh
hồ sơ NV
1.3 Hủy
bỏ HSNV
HSNV
Ban GĐ
8

4.2 Chức năng 2 :Quản lý chấm công
4.3 Chức năng 3 : Quản lý lương, thưởng
Nhóm 11 – Lớp L05
2.2 Điều
chỉnh chấm
công
Bảng chấm
công
2.1 Cập nhật
chấm công
Nhân viên
BC chấm
công
2.3 Lập BC
chấm công
Ban GĐ
9

KẾT LUẬN
Nhóm 11 – Lớp L05
Ban GĐ
Bảng lương
Nhân viên
Phiếu lương
Báo cáo thuế
và BH
3.2 Lập
BC
lương,
thưởng
Cơ quan
chức năng
BC lương,
thưởng
Lương đã
điều chỉnh
3.1 Tính
lương,
thưởng
3.3 Lập
BC thuế
và BH
10

Hiện nay, hệ thống thông tin kinh tế đang có vai trò đặc biệt quan trọng trong mỗi tổ
chức kinh doanh. Một tổ chức kinh doanh có hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả sẽ giúp
doanh nghiệp có thể quản lý một cách chính xác và hiệu quả các nguồn lực của mình.
Trong việc quản lý nhân sự thì hệ thống thông tin góp phần quan trọng trong việc quản lý
nhân viên ngay từ khi nhân viên bắt đầu làm việc tại công ty cho đến khi nhân viên đó rời
khỏi công ty. Khi áp dụng hệ thống thông tin vào việc quản lý nhân sự trong một công ty
sẽ giúp ích rất nhiều cho các nhà quản trị trong việc theo dõi và quản lý nhân viên.
Trong thời gian tới đây thì Nhà nước bắt đầu áp dụng thuế thu nhập cá nhân đối với
những người có thu nhập cao. Vì vậy việc áp dụng hệ thống thông tin vào việc quản lý
nhân sự sẽ giúp các nhân viên phòng nhân sự cũng như phòng kế toán có thế thực hiện việc
thống kê lương thưởng của nhân viên và lập báo cáo tài chính gửi các cơ quan chức năng
một cách chính xác và nhanh chóng. Bên cạnh đó thì việc áp dụng hệ thống thông tin vào
trong quản lý nhân sự cũng sẽ giúp cho các cơ quan chức năng có thể kiểm tra tình hình
nộp thuế và BHYT, BHXH của công ty một cách đơn giản thông qua các báo cáo tài chính,
các báo cáo thuế thu nhập. Điều này góp phần làm giảm việc thất thoát thuế cho Nhà nước,
nhất là khi việc áp dụng thuế thu nhập cá nhân sẽ có rất nhièu khung pháp lý để áp thuế cho
từng cá nhân.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nhóm 11 – Lớp L05
11